Kasus UPS (United Parcel Service) dan Teknologi Informasi

UPS BERSAING SECARA GLOBAL DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Dok. Pribadi

United Parcel Service (UPS) memulai bisnisnya pada 1907 di sebuah kantor ruang bawah tanah seukuran ruang toilet. Jim Cassey dan Claude Ryan-dua remaja asal Seattle berbekal dua sepeda dan satu telepon- menjanjikan pelayanan terbaik dengan harga termurah UPS telah menerapkan formula kesuksesan ini selama lebih dari 1 abad sebagai perusahaan pengiriman barang darat dan udara terbesar di dunia. UPS adalah sebuah perusahaan berskala global dengan lebih dari 400.000 karyawan dan 93.000 kendaraan, serta armada penerbangan terbesar kesembilan di dunia.

 

UPS mengirim 15.6 juta paket dan dokumen setiap harinya di seluruh Amerika Serikat dan 220 lebih negara lainnya. UPS terbukti mampu menjadi pemimpin di sektor layanan pengiriman barang-berukuran kecil meskipun berkompetisi secara ketat melawan FedEX dan Airbone Express dengan cara berinvestasi dalanm jumlah besar di bidang teknologi informasi terkini. UPS menghabiskan $ miliar tiap tahunnya dalam rangka meningkatkan pelayanan pelanggan sambil tetap mengelola biaya rendah dan mengorganisasikan kembali operasi keseluruhannya.

Semuanya bermula dari stiker barcode (bisa discan) yang ditempelkan pada setiap barang kiriman, yang berisi informasi detail mengenai pengirim, tujuan, serta kapan seharusnya barang tersebut sampai. Pelanggan UPS dapat mengunduh dan mencetak label mereka sendiri menggunakan perangkat lunak khusus milik UPS yang dapat diakses di situs web UPS. Sebelum barang kiriman tersebut dijemput, informasi dari label "pintar" tersebut sudah di transmisikan ke salah satu pusat komputer UPS di Mahwah, New Jersey, atau Alpharetta,Georgia, kemudian dikirim lagi ke pusat pendistribusian terdekat dari tujuan pengiriman barang.

Di sini petugas pengatur keberangkatan mengunduh label data tersebut dan menggunakan perangkat lunak khusus untuk menentukan jalur pengiriman paling efisien bagi supir pembawa barang, d UPS memperhitungkan truk-truk pengiriman mereka mempersingkat jarak 28 juta mil dan menghemat 3 juta galon bahan bakar setiap tahunnya berkat penggunaan teknologi ini. Untuk lebih meningkatkan efisiensi biaya dan keamanan, supir pembawa menggunakan "340 metode" yang dikembangkan oleh insinyur perindustrian untuk mengoptimalkan kinerja setiap pekerjaan mulai dari pengangkatan dan pemuatan barang  sampai memilih barang kiriman di dalam truk.

Hal pertama yang dibawa oleh supir pembawa barang UPS adalah sebuah komputer genggam yang disebut Delivery Information Acquisition Device (DIAD) yang dapat mengakses jaringan telepon seluler nirkabel Setelah perangkat tersebut dinyalakan, rute mereka pada hari itu akan diunduh ke dalam perangkat tersebut. DIAD juga secara otomatis merekam tanda tangan pengguna jasa UPS berikut dengan informasi penjemputan dan pengiriman barang. Informasi lengkap mengenai barang kiriman kemudian ditransmisikan / dipindahkan ke jaringan komputer UPS untuk disimpan dan diproses. Dari sana, informasi dapat diakses oleh seluruh dunia untuk menyediakan bukti pengiriman barang kepada pelanggan atau untuk merespons permasalahan pelanggan. Biasanya hanya butuh waktu kurang dari 60 detik sejak sopir pembawa barang menekan tombol "complete" sampai tersedianya informasi baru mengenai barang yang terkirim di web UPS Melalui sistem penelusuran paket otomatisnya, UPS dapat mengawasi bahkan mengatur ulang rute pengiriman barang di sepanjang proses pengiriman barang.

Pada berbagai titik di sepanjang rute pengiriman barang, perangkat barcode mengirim informasi yang terdapat pada label barang yang akan dikirim dan memberi masukan data mengenai kondisi terkini barang yang dikirim ke dalam  sebuah pusat komputer Bagian layanan pelanggan dapat memeriksa seluruh status barang yang dikirim melalui komputer desktop yang terhubung dengan komputer pusat dan menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan secepat mungkin. Pelanggan UPS juga dapat mengakses informasi dari situs web perusahaan menggunakan komputer pribadi atau g, di telepon genggam mereka. Sekarang, UPS telah memiliki tian. situs dan aplikasi untuk pengguna perangkat mobile,  dapat mengakses situs web UPS untuk penelusuran seperti iPhone, BlackBerry, dan Android.

Setiap pelanggan yang barangnya sedang dikirim, dapat mengakses situs web UPS untuk penelusuran  barang yang dikirim, rute/jalur pengiriman, menghitung harga pengiriman, menentukan waktu sampai barang, mencetak label, serta menjadwalkan penjemputan barang   yang akan dikirim. Data yang terkumpul pada situs web  UPS, akan di transmisikan ke komputer pusat, kemudian  dikirim kembali ke pelanggan setelah diproses. UPS juga bertugas menyediakan alat bantu bagi pelanggan untuk mengadopsi fungsi-fungsi yang melekat pada  UPS, seperti menghitung dan merinci biaya, ke dalam situs web mereka sendiri tanpa perlu mengunjungi situs UPS (biasanya untuk menghindari overload traffic pada jalur internet situs UPS).

Sistem berbasis web Post Sales Order mengelola melayani jasa pesanan dan persediaan secara global, untuk penyediaan suku cadang yang penting. Sistem tersebut memungkinkan perusahaan pabrikan elektronik berteknologi tinggi, industri penerbangan, industri peralatan kesehatan, dan perusahaan lainnya yang sedang melakukan pengiriman suku cadang dapat secara cepat mengakses persediaan suku cadang tersebut, menentukan strategi terbaik dalam menjawab kebutuhan pelanggan, melakukan pemesanan secara online, juga mengawasi suku cadang yang dikirim dari gudang ke penerima. Sistem otomatis surel atau faks, menjamin pelanggan menerima informasi kejadian-kejadian penting dalam pengiriman, dan menyediakan notifikasi apabila terjadi perubahan dalam jadwal penerbangan bagi perusahaan penerbangan komersial yang sedang membawa suku cadang tersebut.

Saat ini, UPS telah memiliki pendayagunaan dari kemampuan mengelola jaringan pengiriman global yang  mengelola logistik dan manajemen rantai pasokan atas setiap perusahaan lainnya. Dengan membentuk divisi Solusi Rantai Pasokan (UPS Supply Chain Solutions) yang memberikan perusahaan dalam rantai tersebut paket lengkap standar pelayanan berikut dengan besaran biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem dan infrastruktur mereka sendiri. Pelayanan ini meliputi perancangan dan pengelolaan rantai pasokan, biaya pengiriman, biaya bea cukai, jasa surat-menyurat, multi transportasi, dan jasa keuangan, dan tambahannya adalah jasa logistik.

Pada 2006, UPS mulai menerapkan rantai pasokan untuk perusahaan obat-obatan dan peralatan medis. Sebagai contoh, di kantor pusat UPS yang berlokasi di Louisville, Kentucky, setiap hari ada apoteker yang bertugas mengisi 4000 pesanan pompa insulin dan persediaan lainnya dari pelanggan milik Medtronic Inc., perusahaan alat-alat kesehatan yang berbasis di Minneapolis. Apoteker UPS di Louisville masuk ke dalam arang web idian juga t pada m situs UPS sistem komputer Medtronic Inc., memenuhi pesanan dengan peralatan yang tersedia di lokasi, kemudian mengatur pengiriman ke pasien melalui UPS. Layanan UPS juga mengizinkan Medtronic untuk menutup gudang distribusinya sendiri dan secara signifikan mengurangi biaya pemrosesan tiap pesanan.

UPS dan perusahaan pengiriman barang lainnya melakukan investasi di sektor pergudangan yang melayani beberapa perusahaan obat-obatan dalam satu waktu dilengkapi dengan mesin pembeku untuk obat-obatan, ruangan  khusus pengendalian bahan-bahan kimia dengan tingkat keamanan yang tinggi.

UPS bekerja sama dengan Pratt & Whitney, pemimpin pangsa pasar industri perancangan, pembuatan dan pelayanan mesin pesawat terbang, sistem tenaga penggerak pesawat antariksa dan industri gas turbin, untuk mengelola Kantor Pusat Distribusi di Georgia yang memproses 98% suku cadang yang biasa digunakan oleh Pratt & Whitney dalam membongkar mesin jet, untuk dikirim ke seluruh dunia. UPS bersama- sama dengan Pratt & Whitney mengelola 25.000 jenis suku cadang dan melayani 1400 pesanan yang rumit setiap harinya. Pada bagian penerimaan barang, petugas UPS yang bertugas memeriksa kualitas barang memeriksa tiap suku cadang yang baru tiba berdasarkan blueprint (contoh barang).

PERTANYAAN STUDI KASUS

Berdasarkan system penelusuran paket UPS, sebutkan bagian-bagian yang termasuk input, pemrosesan, dan output?

Jawaban :

Input.

Input meliputi informasi paket, tanda tangan pelanggan, pickup, pengiriman, waktu-kartu data, lokasi saat ini (sementara dalam perjalanan), dan penagihan dan dokumentasi pelanggan clearance.

Pemrosesan

Data ditransmisikan ke sebuah komputer pusat dan disimpan untuk pengambilan. Data juga reorganisasi sehingga dapat dilacak oleh account pelanggan, tanggal, driver, dan kriteria lainnya.

Output

Output termasuk pickup dan waktu pengiriman, lokasi saat perjalanan, dan paket penerima. Output juga termasuk berbagai laporan, seperti semua paket untuk akun tertentu atau driver khusus atau rute, serta laporan ringkasan untuk manajemen.

Teknologi apa yang digunakan oleh UPS? Dan bagaimana cara teknologi ini berhubungan dengan strategi bisnis UPS?

Jawaban :

Teknologi termasuk komputer genggam (DIADs), sistem barcode scanning, komunikasi kabel dan nirkabel jaringan, komputer desktop, komputer pusat UPS (komputer mainframe yang besar), dan teknologi penyimpanan untuk data paket pengiriman. UPS juga menggunakan teknologi telekomunikasi untuk transmisi data melalui pager dan jaringan telepon seluler. Perusahaan menggunakan in-house perangkat lunak untuk paket pelacakan, menghitung biaya, menjaga rekening nasabah dan mengelola logistik, serta perangkat lunak untuk mengakses World Wide Web.

UPS telah menggunakan strategi yang sama selama lebih dari 90 tahun. Strategi adalah untuk menyediakan Salah satu aspek yang paling terlihat dari teknologi adalah kemampuan pelanggan untuk melacak / nya paket-nya melalui situs Web UPS “layanan terbaik dan harga terendah.”. Namun, teknologi juga memungkinkan data mengalir mulus seluruh UPS dan membantu merampingkan alur kerja di UPS. Dengan demikian, teknologi yang dijelaskan dalam skenario memungkinkan UPS untuk menjadi lebih kompetitif, efisien, dan menguntungkan. Hasilnya adalah sebuah sistem informasi solusi untuk tantangan bisnis menyediakan layanan tingkat tinggi dengan harga rendah dalam menghadapi persaingan meningkat.

Tujuan bisnis strategis apa yang ingin diraih UPS dari penerapan system informasi?

Jawaban :

Operasional keunggulan:

UPS telah mempertahankan kepemimpinan dalam paket kecil-jasa pengiriman meskipun persaingan ketat dari FedEx dan US Postal Sistem dengan investasi besar-besaran di bidang teknologi informasi canggih.

New produk, jasa, dan model bisnis:

Pada bulan Juni 2009 UPS meluncurkan Web-based baru Penjualan Pasca Orde Sistem Manajemen (OMS) yang mengelola pesanan layanan global dan persediaan untuk pemenuhan bagian penting. Sistem ini memungkinkan elektronik berteknologi tinggi, aerospace, peralatan medis, dan perusahaan lain di mana saja di dunia bahwa kapal bagian penting untuk cepat menilai persediaan kritis mereka bagian, menentukan strategi routing yang paling optimal untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, order secara online, dan bagian track dari gudang ke pengguna akhir.

Pelanggan dan pemasok keintiman:

Pelanggan dapat men-download dan mencetak label mereka sendiri dengan menggunakan software khusus yang disediakan oleh UPS atau dengan mengakses situs Web UPS. UPS menghabiskan lebih dari $ 1 miliar setiap tahun untuk mempertahankan tingkat tinggi layanan pelanggan sekaligus menjaga biaya rendah dan merampingkan operasi secara keseluruhan.

Meningkatkan pengambilan keputusan:

Software khusus menciptakan rute pengiriman yang paling efisien untuk setiap driver yang mempertimbangkan lalu lintas, kondisi cuaca, dan lokasi setiap perhentian. UPS memperkirakan truk pengiriman Hemat 28 juta mil dan membakar 3 juta galon lebih sedikit bahan bakar setiap tahun sebagai hasil dari menggunakan teknologi ini. Untuk lebih meningkatkan penghematan biaya dan keamanan, driver dilatih untuk menggunakan “340 Metode” yang dikembangkan oleh para insinyur industri untuk mengoptimalkan kinerja dari setiap tugas mengangkat dan memuat kotak untuk memilih paket dari rak dalam truk.

Keunggulan kompetitif:

UPS memanfaatkan beberapa dekade keahlian mengelola jaringan pengiriman global sendiri untuk mengelola logistik dan pasokan kegiatan rantai untuk perusahaan lain. Supply Chain itu Solutions divisi menyediakan bundel lengkap layanan standar untuk berlangganan perusahaan di sebagian kecil dari apa yang akan biaya untuk membangun sistem mereka sendiri dan infrastruktur.

Apa yang terjadi pada perusahaan UPS tanpa adanya system informasi?

Jawaban :

UPS tidak akan mampu bersaing secara efektif tanpa adanya teknologi dan system informasi. Jika teknologi tidak tersedia, maka UPS akan secara otomatis mengalami kemunduran pelayanan yang signifikan, karena sebagian besar sejarah emas UPS diukir setelah UPS melek terhadap teknologi “barcode”.

Apabila sistem-sistem teknologi informasi tidak tersedia, mungkin saja UPS sebagai perusahaan jasa pengiriman paket akan menemui banyak kesulitan dan hambatan dalam memenuhi permintaan pelanggan. UPS juga belum tentu bertahan dan dapat bersaing dengan perusahaan jasa pengiriman paket lainnya seperti FedEx dan Airbone Express.

Jika system teknologi dan informasi ditiadakan, maka UPS perlu untuk memikirkan ulang system jasa pengiriman paket mereka. UPS harus bisa tetap eksis sebagai perusahaan jasa yang bersaing walaupun tanpa adanya teknologi informasi yang memadai. Keadaan ini akan memicu manajer untuk memikirkan strategi pengantaran baru agar pelanggan tetap mempecayakan pengiriman paketnya lewat perusahaan jasa UPS.

Jika sistem sekarang (Cisco System, situs UPS dan DIAD) tidak tersedia maka UPS sangat kesulitan untuk bersaing dengan FedEX dan Airborne Express untuk mengirimkan lebih dari 14,1 juta paket dan dokumen setiap harinya di seluruh Amerika dan lebih 200 negara lainnya di dunia. Juga jika sistem tersebut tidak tersedia maka pelanggan akan sulit untuk menelusuri paketnya, sulit untuk memeriksa rute pengiriman, sulit menghitung biaya pengiriman, sulit menentukan waktu transit dan juga sulit untuk menjadwalkan pengambilan paket. Dapat dipastikan UPS akan kehilangan banyak pelanggan potensialnya karena kurangnya kecepatan dan buruknya pelayanan.

Referensi : Buku sistem informasi manajemen, Kenneth C.laudon & Jane p.laudon

Gambar : Wikipedia & UPS.COM