Q & A Komunikasi Bisnis

Apa makna pertukaran (gagasan, pendapat, informasi, instruksi) dalam konteks komunikasi bisnis

Jawab



Pengertian menurut kamus besar bahasa indonesia 

Gagasan adalah hasil pemikiran; ide.
Pendapat adalah pikiran; anggapan; buah pemikiran atau perkiraan tentang suatu hal (seperti orang atau peristiwa); orang yang mula-mula menemukan atau menghasilkan (sesuatu yang tadinya belum ada atau belum diketahui); kesimpulan (sesudah mempertimbangkan, menyelidiki, dan sebagainya).

Informasi adalah penerangan; pemberitahuan; kabar atau berita tentang sesuatu.

Instruksi adalah perintah atau arahan (untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas); pelajaran atau petunjuk.

makna pertukaran (gagasan, pendapat, informasi, instruksi) dalam konteks komunikasi bisnis adalah sebagai isi dari pesan yang bentuknya bisa berupa gagasan, pendapat, informasi, maupun instruksi, namun bentuk pesan bergantung pada tujuan, situasi dan kondisi.

Apakah terdapat syarat dalam komunikasi bisnis dengan cara:

Komunikasi tertulis kepada komunikan, terdapat beberapa syarat agar komunikasi tertulis kepada komunikan berjalan dengan baik yaitu:

Lengkap (completeness)

Pesan yang dikatakan lengkap jika pesan tersebut berisi fakta-fakta yang di inginkan oleh pembicara, oleh karena itu pesan harus menjawab semua pertanyaan (5W+1H), serta memberikan informasi tambahan yang dibutuhkan oleh komunikan

Ringkas (Concissenses)

Makna ringkas disini bukan berarti beberapa kata dihilangkan begitu saja dan membuat pesan menjadi tidak lengkap, tetapi ringkas yang dimaksud adalah menghilangkan kata-kata yang kurang penting dan menghindari pengulangan kata-kata.

Pertimbangan (consideration)

Pertimbangan yang dimaksud adalah benar-benar menyiapkan apa yang ditulis dan memahami penerima surat (komunikan), apa masalahnya, keinginannya dan lain-lain.

Konkrit (concerteness)

Konkrit yang dimaksud disini adaalah spesifik, mengandung kepastian yang jelas, menghindari kekaburan dan penulisan secara umum, jadi pesan harus menggunakan fakta-fakta atau data yang spesifik, jelas dan menggunakan kalimat aktif.

Jelas (Clarity)

Pesan yang disampaikan harus benar-benar jelas dan dapat dipahami serta dimengerti oleh pembaca sehingga perlu diperhatikan pemilihan kata-kata yang sering digunakan dan hindari kata-kata asing.

Sopan (Courtesy)

Sopan yang dimaksud disini adalah jangan menyinggung perasaan pembaca, jawablah surat langganan segera, bijaksana dan memilih kata-kata yang baik agar tidak menyakiti hati komunikan.

Benar (Correectness)

Benar yang dimaksud disini adalah menggunakan bahasa yang sesuai dengan level pengetahuan langganan dan gunakan kata-kata yang akurat serta ditunjang dengan gambar dan serta data grafik.
Hendaknya pesan menciptakan suasana yang menguntungkan.

Pesan yang disampaikan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

Menerima informasi tertulis dari komunikator, terdapat beberapa syarat agar menerima informasi tertulis dari komunikator berjalan dengan baik yaitu:

Penerima pesan atau biasa disebut komunikator harus mencatat atau menandai informasi dan memusatkan perhatian pada bahan yang sedang dibaca.
Setelah menangkap inti bacaan, komunikan dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting yaitu dengan  melalui pendekatan ide pokok dan ide pendukung.

Berikan feed back bahwa anda sudah memahami ataupun belum memahami isi pesan kepada komunikator.

Komunikasi langsung (physical), terdapat beberapa syarat agar komunikasi langsung  berjalan dengan baik yaitu:

Komunikasi langsung merupakan komunikasi yang dilakukan secara langsung atau tatap muka antara komunikator dengan komunikan, seperti berbicara dengan orang lain tanpa perantara atau media komunikasi sebagai penghantar pesan atau informasi.
Dimulai dengan mengucapkan salam.
Menggunakan kata-kata yang sopan dan bahasa yang mudah dipahami.

Menggunakan komunikasi nonverbal agar komunikasi berjalan dengan lancar.
Memberikan tanggapan langsung kepada lawan bicara apakah pesan tersebut dapat dipahami atau tidak.

Jangan memotong atau menyanggah pada saat komunikator berbicara.
Menggunakan nada bicara yang tinggi.
Diakhiri dengan salam.

Mendengar dari komunikator, terdapat beberapa syarat agar mendengar dari komunikator berjalan dengan baik yaitu:

Orang yang mendengar dari komunikator biasa juga disebut komunikan (penerima pesan), yang bisa berupa seseorang, kelompok maupun massa.

Fokus mendengarkan komunikator.
Memberikan tanggapan kepada komunikator dengan suara yang jelas dan bahasa yang mudah dipahami.
Memahami pesan yang disampaikan komunikator.

Tidak memotong atau menyanggah komunikator pada saat berbicara.
Jika perlu catat pesan-pesan yang dianggap penting.

Meminta komunikator mengulang pesan yang dianggap kurang jelas atau tidak jelas.
Memberikan feedback kepada komunikator bahwa anda memahami ataupun tidak memahami pembicaraan serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh komunikator.

Keterampilan apa yang diperlukan? Apa karakteristik kompetensi yang diperlukan untuk masing-masing bentuk komunikasi dimaksud:

Bentuk komunikasi verbal, beberapa keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk komunikasi verbal:

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang dilakukan secara tertulis atau dalam bentuk lisan seperti surat, laporan, memo dan rapat kerja.

Komunikasi verbal terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis

Keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan komunikasi lisan adalah; penyajian, pemahaman karakter audiens, mendengar secara kritis, bahasa tubuh, keahlian menyesuaikan cara berbicara kepada komunikan yang berbeda, menggunakan pendekatan dan gaya yang pas, memahami pentingnya isyarat non-verbal dalam komunikasi lisan, pandai menyimak dan berbicara.

Keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan Komunikasi tertulis; mempunyai latar belakang akademis seperti menulis, pandai mengedit, membaca secara kritis, penyajian data, keahlian revisi dan penyuntingan, presentasi data dan personal.

Bentuk komunikasi nonverbal, beberapa keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk komunikasi nonverbal:

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata melainkan hanya dalam bentuk bahasa isyarat (body language), simbol, seragam, ekspresi wajah, lambang (logo) entitas, jarak saat bicara dan warna, sandi, intonasi suara.

Contoh Komunikasi nonverbal gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Kompetensi komunikasi non-verbal;

1. kompetensi dalam mengirimkan pesan-pesan non-verbal
2. Memahami bahwa komunikasi nonverbal adalah multi saluran 
3. Memahami bahwa komunikasi nonverbal berdampak pada interaksi yang dilakukan
4. Memahami bagaimana komunikasi nonverbal mengatur percakapan
5. Memahami bagaimana komunikasi nonverbal terkait dengan cara kita mendengarkan
6. Memahami bagaimana komunikasi nonverbal terkait dengan kesan 
7. Meningkatkan kompetensi dalam saluran khusus komunikasi nonverbal
8. Kompetensi untuk menginterpretasi pesan-pesan nonverbal
9. Dalam komunikasi nonverbal tidak ada kamus nonverbal
10. Menyadari bahwa sinyal-sinyal nonverbal adalah terkait satu sama lain
11. Membaca petunjuk nonverbal dalam sebuah konteks 
12. Menginterpretasi petunjuk dalam berbagai saluran khusus
13. Mendeteksi manipulasi

Gambar dari pixabay