Kekuasaan dan Wewenang: Pengertian, Karekteristik, Sumber, Delegasi , Manfaat dan Kendala, Manajemen Produksi: Pengertian, Fungsi, Sistem dan pembuatan keputusan

Sumber: pixabay.com

Apakah anda sering mendengar kata komunikasi dan konflik ? lantas seperti apakah komunikasi dan konflik antar individu maupun dalam organisasi, bagaimana memperbaiki proses komunikasi dan apa saja hambatan dalam komunikasi serta cara mengatasinya.

Apakah anda sering bernegoisasi dalam bertransaksi tahukah anda karakteristik dan stabilitas hasil dalam negoisasi, jika belum berikut ini kita akan membahasnya....
 

Pengertian Komunikasi

Pengertian Komunikasi Secara Umum, Komunikasi ialah suatu proses penyampaian informasi “pesan, ide, gagasan” dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu, cara yang demikian ini disebut komunikasi nonverbal.

Sedangkan dalam manajemen, komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna.

Perpindahan makna, artinya jika sebuah informasi atau ide-ide belum disampaikan, maka komunikasi belum dilakukan. Dan, pemahaman makna, bagaimanapun juga tidak kalah penting terlibat dalam komunikasi, agar komunikasi itu sendiri berhasil, makna harus disampaikan dan dipahami.

Komunikasi yang sempurna akan terjadi jika ada pikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima dan dipahami oleh penerima persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim.

Komunikasi yang penting bagi para manajer, meliputi 2 jenis yaitu :

Komunikasi antarpribadi: komunikasi antara dua orang atau lebih.

Komunikasi organisasi: semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dalam sebuah organisasi.

Pentingnya Komunikasi  Efektif

Seringkali manajer mempunyai masalah yaitu tidak efektifnya komunikasi.

Padahal komunikasi yang efektif penting bagi para manajer, setidaknya ada 4 alasan pentingnya komunikasi yang efektif, yaitu :

Komunikasi merupakan saluran umum untuk proses dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian,pengarahan, dan pengawasan) agar dapat dicapai.

Komunikasi adalah kegiatan untuk para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multi budaya dari organisasi.

Bagian terbesar dari waktu kerja manajerial dicurahkan/digunakan untuk berkomunikasi, manajer jarang bekerja sendiri di belakang meja. Namun waktunya dihabiskan untuk komunikasi tatap muka dengan bawahan, rekan sejawat, supplier, atau pelanggan.

Dalam artian, dengan adanya proses komunikasi inilah yang memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.

Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok (organisasi/perusahaan) dapat dicapai. Komunikasi tertulis dan lisan adalah esensi dari pengawasan. Jadi, manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain yang efektif.

Sumber: pixabay.com

Komunikasi Antarpribadi

Pemilihan saluran komunikasi dapat menentukan apakah pesan disimpangkan oleh gangguan atau oleh pengaruh lainnya. Keterampilan mendengarkan dari kedua belah pihak dapat menentukan apakah sebuah pesan benar-benar dimengerti. Jadi, agar manajer menjadi komunikator yang efektif, mereka harus memahami bagaimana faktor interpersonal.

Saluran komunikasi

Manajer mempunyai banyak pilihan saluran yang dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan manajer lain atau karyawan. Seorang manajer dapat mendiskusikan sebuah masalah dengan bertatap muka, menggunakan telepon, mengirim pesan elektronik, menulis memo atau surat, atau mencantumkan pesan dalam koran, tergantung pada sifat pesan yang akan disampaikan.  Penelitian terkini menjelaskan bagaimana manajer memilih saluran komunikasi untuk memperkuat efektifitas komunikasi. Saluran yang tersedia untuk manajer dapat diklasifikasikan dalam hirarki berdasarkan kekayaan informasi (information richness). Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat ditransmisikan selama episode komunikasi.

 

Persuasi dan pengaruh

Komunikasi tidak hanya digunakan untuk menyalurkan informasi, tapi untuk membujuk dan mempengaruhi orang. Manajer menggunakan komunikasi untuk menjual visi organisasi kepada karyawan dan mempengaruhi orang. Manajer menggunakan komunikasi untuk menjual visi organisasi kepada karyawan dan mempengaruhi mereka agar berperilaku sedemikian rupa untuk memenuhi visi tersebut. Sementra keterampilan berkomunikasi selalu penting bagi manajer, kemampuan untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain menjadi lebih kritis saat ini dari pada masa lalu. Karena itu, manajer harus memahami bagaimana komunikasi dapat digunakan untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain.

Manajer dapat memperkaya komunikasinya dengan menaruh perhatian pada bahasa yang digunakan, demikian juaga saluran komunikasi yang dipilih untuk mengirimkan pesan. Untuk membujuk dan mempengaruhi, manajer berhubungan dengan orang lain pada tingkat emosional dengan menggunkaan simbol, perumpamaan, dan kisah untuk mengekspresikan pesan mereka.

Komunikasi nonverbal

Manajer juga manggunkan simbol untuk berkomunikasi tentang sesuatu yang penting. Menajer diperhatikan, dan perilaku, penampilan, tindakan, serta sikap mereka merupakan suatu simbol dari nilai yang mereka hargai dan harapkan dari orang lain.

Komunikasi nonverbal (nonverbal communication) mengacu pada pesan yang dikirimkan melalui tindakan dan perilaku yang menusiawi daripada sekedar kata-kata. Walaupun kebanyakan komunikasi nonverbal secara tidak sadar atau bawah sadar merupakan bagian dari kita, hal ini mempresentasikan porsi utama dari pesan yang kita kirim dan terima. Bagian utama dari pemahaman bersama dari komunikasi berasal dari pesan nonverbal seperti ekspresi wajah, suara, perangai, postur, dan pakaian.

Mendengarkan

Salah satu alat paling penting bagi komunikasi manajer adalah mendengarkan, baik kepada bawahan maupun pelanggan.

Kebanyakan manajer kini mengetahui bahwa informasi penting mengalir dari bawah ke atas, bukan sebaliknya, dan manajer lebih baik mendengarkannya. Pendengar bertanggung jawab untuk menerima pesan, yang merupakan sebuah hubungan vital dalam proses komunikasi. Setelah mendengarkan, manajer baru dapat memberi tanggapan yang benar. Mendengarkan memerlukan perhatian, energi, dan keterampilan.

Memperbaiki Proses Komunikasi

Perbedaan Persepsi

Merupakan salah satu hambatan komunikasi yang lazim dijumpai. Orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda kerap menerima fenomena sama dari prespektif yang berbeda. Perbedaan bahasa sering berkaitan dengan perbedaan dalam persepsi individu. Agar suatu pesan dapat dikomunikasikan secara tepat, kata-kata yang dipergunakan harus mempunyai arti yang sama bagi pengirim maupun penerima. Untuk mengatasi hal tersebut, pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda.

Emosi

Reaksi emosional (seperti marah, cinta, mempertahankan opini, cemburu, takut, malu, dan lain-lain) akan berpengaruh terhadap cara orang memahami pesan dari orang lain dan cara orang lain memahami pesan orang tersebut. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

Ketidakkonsistenan

Banyak kalangan yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis merupakan medium utama komunikasi. Pada kenyataannya, pesan yang dikirimkan maupun diterima kerap dipengaruhi oleh faktor non-verbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak fisik pelaku komunikasi, postur tubuh, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, sentuhan badan, dan lain-lain.

Kunci untuk mengatasinya adalah dengan mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Untuk itu pesan verbal haruslah selalu selaras dengan aspek non-verbalnya. 

Ketidakpercayaan awal

Tingkat kepercayaan penerima pesan pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas dari pengirim dalam benak penerima pesan tersebut. Kredibilitas pengirim pesan sangat dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks yang bersangkutan mengirimkan pesan. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, niat baik dan keadilan dikenal dan dipahami oleh orang lain. Hubungan yang baik dalam bekomunikasi hanya dapat dikembangkan melalui tindakan yang konsisten.

Komunikasi dalam Organisasi

Aspek lain dari manajemen komunikasi menekan pada organisasi secara keseluruhan. Komunikasi pada organisasi biasanya mengalir dalam tiga arah- kebawah, ke atas, dan horizontal. Manajer bertanggung jawab untuk membangun dan mempertahankan saluran komunikasi formal dalam 3 arah ini. Manajer juga menggunakan saluran informal, yang berarti mereka keluar dari kantornya dan bergaul dengan karyawan.

Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah apa yang mengalir dalam rantai komando atau tanggung jawab tugas yang didefinisikan oleh organisasi. Komunikasi ke bawah dan ke atas merupakan bentuk komunikasi utama yang digunakan dikebanyakan perusahaan tradisional yang dikelola secara vertikal. Pada organisasi pembelajaran, secara kontras, menitikberatkan pada komunikasi horizontal, dimana orang dengan konstan berbagi informasi lintas departemen dan tingkatan. Komunikasi elektronik, seperti e-mail, mempermudah mengalirnya informasi ke segala arah. Sebagai contoh, ketika digunakan dengan tepat dan ada pada lingkungan yang benar, e-mail dapat memperbaiki arus komunikasi ke atas, karena karyawan dapat menghubungi manajer setiap saat untuk mengajukan pertanyaan atau gagasan, tanpa harus menunggu saat rapat.

Komunikasi ke bawah (downward communication).

Arus komunikasi Normal yang paling dikenal jelas adalah komunikasi kebawah, mengacu pada pesan dan informasi yang dikirim dari manajemen puncak kepada bawahan dengan arah kebawah.

Manajer dapat berkomunikasi kebawah kepada karyawan dengan banyak cara. Beberapa yang paling umum adalah melalui pidato, pesan melalui selebaran perusahaan, e-mail, pamflet informasi yang dimasukkan dalam amplop gaji, artikel dimajalah dinding, dan kebijakan serta panduan prosedur.

Masalah utama dari komunikasi ke bawah adalah drop off, gangguan atau hilangnya fungsi pesan. Sebagai tambahan, pesan dapat terganggu jika menempuh jarak yang jauh dari sumber asal kepada penerima akhir.

Menggunakan saluran komunikasi yang benar, konsistensi antara pesan verbal dan nonverbal, serta mendengarkan dengan aktif dapat mempertahankan keakuratan komunikasi ketika diturunkan ke bawah dalam organisasi.

Komunikasi ke atas (upward communication) yang formal termasuk pesan yang mengalir dari tingkat bawah ke atas dalam hirarki organisasi. Kebanyakan organisasi mengalami kesulitan pada saat membangun saluran komunikasi yang sehat ke atas.

Karyawan harus melayangkan keluhan, laporan perkembangan, dan memberikan umpan balik atas inisiatif manajemen. Banyak organisasi melakukan upaya besar untuk memfasilitasi komunikasi ke atas. Mekanismenya termasuk kotak saran, survey karyawan, kebijakan pintu terbuka, laporan sistem informasi manajemen, dan percakapan langsung antara pekerja dan eksekutif.

Namun, walaupun dengan upaya ini , hambatan dengan komunikasi keatas yang akurat, tetap hadir. Manajer dapat menolak mendengarkan masalah karyawan, atau karyawan tidak mudah mempercayai manajer untuk mendorong komunikasi keatas.

Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan secara menyamping atau diagonal diantara sesama atau rekan sekerja. Hal ini terjadi di dalam atau lintas departemen.

Kegunaan komunikasi horizontal tidak hanya untuk menginformasikan, tetapi juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas.

Komunikasi horizontal penting terutama dalam organisasi pembelajaran, dimana kelompok pekerja secara terus menerus memecahkan masalah dan mencari cara baru untuk melakukan sesuatu.

Saluran komunikasi informal

Saluran komunikasi informal (informal communication channel) hadir diluar saluran otorisasi formal dan tidak melekat pada hirarki otoritas organisasi. Komunikasi informal hadir bersama komunikasi formal, tapi dapat meloncati tingkatan hirarki, memotong garis vertikal dari rantai komando untuk menghubungi siapapun secara virtual dalam organisasi.

Dua jenis saluran informal yang digunakan di banyak organisasi adalah teknik management yang dikenal sebagai “management by wandering around (MBWA)”. Menggambarkan eksekutif yang berbicara secara langsung dengan karyawan untuk mempelajari apa yang sedang terjadi. MBWA berlaku untuk para manajer disetiap tingkatan. Mereka bergaul dan mengembangkan hubungan positif dengan karyawan untuk mempelajari secara langsung dari mereka tentang departemen, divisi atau organisasi mereka.

Grapevine adalah sebuah jaringan komunikasi informal dari satu karyawan ke karyawan yang lainnya yang tidak diberi sanksi secara resmi oleh organisasi.

Grapevine menghubungkan karyawan pada semua arah, bervariasi mulai dari presiden hingga manajemen tingkat menengah, staff pendukung, dan karyawan lini. Grapevine akan selalu hadir dalam sebuah organisasi , tetapi dapat menjadi kekuatan dominan ketika saluran formal tertutup.

Komunikasi Oleh Organisasi

Hambatan komunikasi

Hambatan individu.

Hambatan interpersonal,hal ini termasuk masalah dengan emosi dan presepsi  yang di sandang oleh karyawan. Sebagai contoh, preseptual kaku untuk menilai atau mengatagorikan orang lain dapat menghambat modifikasi dan perubahan opini.

Memilih saluran atau media yang salah untuk mengirimkan komunikasi dapat menjadi masalah. Sebagai contoh, ketika pesan bersifat emosional, lebih baik disampaikan dengan bertatap muka dari pada secara tertulis.

Semantik sering sekali menimbulkan masalah komunikasi. Semantik (semantics) menyangkut arti kata dan cara penggunaannya. Banyak kata-kata umum yang mempunyai sekitar 28 definisi; jadi komunikator harus berhati hati untuk memilih kata agar dapat menyampaikan gagasan secara akurat.

Mengirimkan isyarat yang tidak konsisten antara komunikasi verbal dan nonverbal akan membingungkan penerima.

Hambatan organisasi (organization barriers) menyangkut faktor-faktor pada organisasi secara utuh.

Masalah perbedaan status kekuasaan. Orang dengan kekuasaan yang rendah akan menolak untuk menyampaikan kabar buruk kepada hirarki diatasnya, sehingga memberikan kesan yang salah pada tingkat yang lebih atas.

Perbedaan antardepartemen dalam bentuk mencampuri kebutuhan dan tujuan dalam komunikasi. Setiap departemen mempunyai masalah dalam batasanya masing-masing.

Arus komunikasi dapat tidak cocok dengan tugas tim atau tugas dari organisasi.  Organisasi, depratemen, atau tim menjadi sangat efisien ketika jumlah komunikasi yang disampaikan diantara karyawan cocok dengan tugas.

Ketidakhadiran saluran formal mengurangi efektivitas komunikasi. Organisasi harus memberikan komunikasi keatas, kebawah, dan horizontal yang cukup, dalam bentuk survey karyawan,kebijakan pintu terbuka,koran, memo, gugus tugas, dan petugas penghubung. Tanpa saluran formal ini, organisasi tidak dapat berkomunikasi secara utuh.

Mengatasi hambatan komunikasi

Keterampilan individu yang terpenting adalah mendengarkan secara aktif.

Mendengarkan secara aktif berarti mengajukan pertanyaan, menunjukan minat, dan adakalanya menguraikan apa yang telah dikatakan pembicara untuk menjamin bahwa seseorang menginterprestasikannya secara akurat.

Individu harus memilih saluran yang tepat bagi sebuah pesan. Pesan yang rumit harus dikirimkan pada saluran yang kaya seperti diskusi tatap muka atau telepon.

Pengirim dan penerima harus membuat upaya khusus untuk memahami persepsi masing-masing.

Keempat, management by wandering around, manajer harus mau keluar ruangan dan mencoba berkomunikasi dengan orang lain.

Tindakan organisasi

Menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan. Iklim ini akan mendorong orang untuk saling berkomunikasi secara jujur.

Manajer harus mengembangkan dan menggunakan saluran informasi formal ke segala arah.

Manajer harus saling mendukung penggunaan banyak saluran, termasuk komunikasi formal maupun informal.

Struktur harus cocok dengan kebutuhan komunikasi.

Pengertian Negosiasi

Secara umum negosiasi adalah suatu bentuk interaksi sosial antara pihak-pihak yang terlibat yang berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Atau definisi negosiasi secara formal yaitu bentuk pertemuan bisnis antara 2 (dua) pihak ataupun lebih yang bertujuan untuk mencapai suatu kesepakatan dalam berbisnis. Negosiasi juga merupakan perundingan antara 2 (dua) pihak yang dimana didalamnya terdapat proses memberi, proses menerima, dan proses tawar-menawar.

Sedangkan dalam manajemen negosiasi ialah proses interaksi dua pihak atau lebih dalam interaksi bisnis yang masing-masing mempunyai tujuan berbeda, tetapi mereka berusaha melalui argumentasi dan persuasi untuk mencapai perjanjian secara kooperatif atau kompetitif. Secara sederhanya, negosiasi yaitu proses perundingan dua pihak atau lebih untuk mendapatkan kesepakatan. Tentunya dalam bernegosiasi komunikasi merupakan kegiatan/hal yang sangat penting terlibat di dalamnya.

Karakteristik Negosiasi

Negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu:

Senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok.

Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi.

Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu –baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter).

Hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah.

Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi.

Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Sumber: pixabay.com

Baca juga:  Komunikasi dan Negoisasi: Saluran, Memperbaiki Proses, Karakteristik dan Hambatan serta cara Mengatasinya, Manajemen Pemasaran: Pengertian, Pentingnya, Fungsi, Peran, Konsep, Strategi, 

Kekuasaan dan Wewenang: Pengertian, Karekteristik, Sumber, Delegasi , Manfaat dan Kendala, Manajemen Produksi: Pengertian, Fungsi, Sistem dan pembuatan keputusan

Stabilitas Hasil Negosiasi

Menurut Kamus Besar Indonesia (KBBI), Stabilitas suatu kemantapan, kestabilan, dan keseimbangan atau menciptakan sesuatu

Stabilitas merupakan salah satu sifat yang penting dalam tawar menawar (negosiasi). Agar proses tawar-menawar dapat bertahan lama, dan menemukan kesepakatan yang disetujui oleh pihak atau beberapa pihak yang terlibat merupakan proses hasil yang stabil dalam Negosiasi.

Stabil: Hasil negosiasi terasa memuaskan kedua belah pihak.

Tidak Stabil: Salah satu pihak atau keduanya merasa menyesal dengan hasil negosiasi.

Situasi yang menyebabkan negosiasi menjadi stabil adalah jika hasil negosiasi dapat bertahan lama dan situasi yang menyebabkan negosiasi tidak stabil, bila salah satu pihak atau keduanya merasa menyesal karna telah menyetujui negosiasi sehingga membuat mereka ingin melakukan negosiasi ulang dan tidak jarang ini dilakukan dengan cara yang bermusuhan

Dapat kita simpulkan komunikasi merupakan suatu hal yang sangat vital. Komunikasi berperan penting bagi kehidupan manusia, karena manusia itu sendiri dikenal sebagai makhluk sosial. Setiap saat pasti manusia di dunia ini melakukan komunikasi, baik itu komunikasi verbal maupun non verbal. Namun, berkomunikasi dengan mengharapkan timbal balik yang positif dari lawan bicara itu sulit. Begitu juga dengan negosiasi yang saat ini juga berperan penting dalam menemukan suatu solusi yang dapat menguntungkan kedua belah pihak. Dapat kita katakan bahwasannya komunikasi dan negosiasi merupakan suatu hal yang berkaitan, karena dalam suatu negosiasi tentunya perlu ada komunikasi antar kedua belah pihak dan dengan komunikasi yang baik serta efektif maka proses negosiasi akan menghasilkan keputusan yang stabil antar kedua belah pihak.


Demikian penjelasan mengenai komunikasi dan negoisasi, semoga dapat bermanfaat dan menambah wawasan kalian tentang ekonomi dan bisnis. penulis memohon maaf jika terdapat kesalahan, kekurangan dan kesamaan dalam penulisan artikel ini. terimakasih sudah membaca artikel kami salam sukses.....



Baca juga:  akuntansi, bisnis, ekonomi,    pajak, manajemen

Referensi

Robbins, Stephen P. dan Coulter, Mary. 2010. Manajemen (edisi kesepuluh). Jakarta: Erlangga.

Handoko, T. Hani. 2012. Manajemen (edisi kedua). Yogyakarta: BPFE.

Richard L. Daft. 2002. Manajemen (edisi kelima). Jilid 2. Jakarta: Erlangga